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01 · Verbinden · Externe, Partner und Gäste
Verwaltung externer Identitäten
Jede externe Person hat einen Sponsor, und über ihren Zugriff und ihr Enddatum wird am Anfang entschieden.
Ein Sponsor lädt jemanden ein, oder die externe Person stellt einen Antrag. Bevor Zugriff vorgeschlagen wird, hält RapidValue fest, wer sie ist, woher sie kommt, warum sie da ist und bis wann. Erinnerungen, Verlängerungen und Offboarding bleiben mit dieser Person und ihrem Sponsor verbunden.
Was sich ändert
Was Sie bekommen
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Zugriff vorgeschlagen aus dem Grund ihres Einsatzes
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Ein Enddatum von Anfang an
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Zugriff entfernt und geprüft, wenn er endet
So funktioniert es
Es funktioniert in drei Schritten
Jeder Schritt hält seinen Grund fest, und der nächste Schritt verwendet ihn.
Erfassen & qualifizieren
Eine Einladung durch einen Sponsor oder eine externe Anfrage startet den Ablauf. RapidValue erfasst dann Identitätstyp, Organisation, Zweck, erforderliche Profildaten und Gültigkeitszeitraum.
Entscheiden & aktivieren
RapidValue schlägt Zugriff aus Zweck und Kontext vor, sendet den Vorschlag an die richtigen Genehmiger und aktiviert nur die Berechtigungen, die sie genehmigt haben.
Verlängern oder beenden
Der Sponsor erhält vor dem Enddatum eine Erinnerung. Ohne Verlängerung erfolgt das Offboarding der Person automatisch, und RapidValue prüft die Entfernung in jedem verbundenen System.
Sechs Wege herein
Wie eine externe Person auch ankommt, sie landet am selben Ort
Der Techniker eines Lieferanten wird am Montag gebraucht, ein Partner hat einen eigenen Administrator, oder eine Liste kommt als Tabelle. Das sind alles berechtigte Anfragen, und alle sechs Wege enden gleich: Die Person erhält eine Identität mit dem Status „ausstehend“ und einen offenen Onboarding-Fall und hat noch keinen Zugriff.
Was alle Wege gemeinsam haben
- Die Person existiert, hat aber bis zur Aktivierung keinen Zugriff
- Zugriff, der zu ihr passt, wird zurückgehalten und als wartend angezeigt
- Nur erlaubte Felder werden erhoben, andere werden abgelehnt
- Eine Synchronisation oder ein Import kann niemals jemanden aktivieren
Sponsor-FormularEin Mitarbeiter, der einen Gast oder Auftragnehmer empfängt, erfasst die Person.
Formular der VertragsverwaltungDasselbe Formular, von einem zentralen Team statt vom Gastgeber bearbeitet.
EinladungslinkEin Link zur einmaligen Verwendung, den die externe Person selbst ausfüllt. Er gilt standardmäßig sieben Tage und enthält keine personenbezogenen Daten.
Administrator des PartnersDer eigene Administrator des Partners nimmt die eigenen Leute auf, und nur für die eigene Organisation.
CSV-ImportEine Liste als Datei, mit einer Vorschau, die nichts anlegt, und einem Fall je Zeile.
Feed des PartnersDas HR- oder Mitgliedersystem des Partners, angebunden wie jede andere Quelle.
Vor dem Zugriff
Niemand erhält Zugriff, bevor eine Person es sagt
Die Sperre liegt in der Zugriffsberechnung
Jede Provisioning-Entscheidung nutzt diese Berechnung, also kann kein Bildschirm, Import oder keine Synchronisation sie umgehen.
Eine Checkliste vor der Aktivierung
Das Onboarding-Profil nennt, was zuerst geschehen muss, etwa die zu erhebenden Daten und die zu empfangenden Dokumente. Ein Administrator kann einen Schritt nur mit schriftlicher Begründung überspringen, und das wird als Warnung protokolliert.
Eine ausdrückliche Aktivierung
Die Aktivierung ist eine eigene Handlung eines Administrators. Sie wird verweigert, solange ein Pflichtschritt offen ist, und nennt diesen. Danach gewährt der Abgleich den Zugriff.
Ablehnen schließt den Fall
Ablehnen braucht eine Begründung. Die Identität wird beendet und offene Aufgaben werden zurückgezogen. Ein Fall, der einschläft, läuft standardmäßig nach 90 Tagen ab.
RapidValue speichert die Dokumente und legt sie einer Person vor. Es prüft nicht, was darin steht, und verifiziert keine Ausweisdokumente. Heute ist kein Screening-Anbieter angebunden.
Bis wann
Sponsor und Enddatum sind von Anfang an da
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Ein Sponsor für jede Person
Der Sponsor wird als Eigentümer erfasst. Scheidet er aus, gilt dieselbe Übergabe wie bei jedem anderen Eigentümer.
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Ihre Daten gelten
Enddaten gelten, was auch immer das System des Partners meldet. Nach dem Enddatum und einer Karenzzeit wird die Identität beendet und der Zugriff entfernt.
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Warnungen und Verlängerung
Der Sponsor wird standardmäßig zwei Wochen und eine Woche vorher gewarnt. Eine Verlängerung verschiebt das Vertragsende der Organisation und das Enddatum jeder Person auf einmal.
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Daten, die altern
Jedes erhobene Feld sagt, wann es gelöscht wird: zum Vertragsende oder eine Anzahl Tage nach Aufnahme oder Aktivierung. Der Audit-Eintrag nennt die gelöschten Felder und nie ihre Werte.
Sie haben keine Personalabteilung, die Externe als Austritt markiert. Das Enddatum übernimmt diese Aufgabe.
Wofür wir einstehen
Externer Zugriff hat immer ein Enddatum, auch wenn es kein HR-Ereignis gibt, das ihn beendet.
Enthalten
In jedem Preis enthalten
Dafür gibt es kein Modul zu kaufen. Der Preis hängt nur davon ab, wie viele Identitäten Sie steuern.
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