Wat boekhouders al weten over toegang

Vraag een boekhouder wat er gebeurt met een betaling zonder bon. Die gaat terug naar wie ze boekte. Niemand vindt dat vreemd. Zo houdt een bedrijf zijn geld op orde.

Vraag nu wie de Salesforce-beheerrechten heeft goedgekeurd van iemand die in juni vertrokken is. In veel organisaties kan niemand dat beantwoorden. De toegang werd via een ticket gegeven, het ticket werd gesloten en het account is nog actief.

Vier gewoontes die de boeken op orde houden

1. Elke boeking heeft een bewijsstuk. Een bon, een factuur of een getekende onkostennota. Zonder bewijsstuk komt de boeking er niet in.
2. De boeken worden afgestemd met de bank. Iemand legt wat de boeken zeggen naast het bankafschrift, en elk verschil krijgt een verklaring.
3. Wie boekt, keurt de betaling niet goed. Niemand kan in zijn eentje een leverancier aanmaken en betalen.
4. Aan het eind van het jaar is er een dossier voor de auditor. Het dekt een vaste periode, en de auditor kan elk getal terugvolgen tot een document.

Niets hiervan is nieuw. In finance is het zo gewoon dat niemand het nog een controle noemt.

Identity governance leende de woorden

Reconciliatie, functiescheiding en audit komen allemaal uit de boekhouding. De gewoontes kwamen niet altijd mee. Toegang wordt via een ticket gegeven. Niemand vergelijkt wat de systemen bevatten met wat HR zegt. En als de auditor vraagt, bouwt iemand twee weken lang een spreadsheet met de hand.

Wij vinden dat identity governance moet werken zoals de boekhouding. Daarom houdt RapidValue dezelfde vier documenten bij voor toegang. Het zijn weergaven van één identiteitsmodel, dus ze kunnen niet uit elkaar lopen.

Waar de vergelijking ophoudt

Er is geen bank. In de boekhouding is het bankafschrift de waarheid. Voor toegang heeft elk systeem zijn eigen versie, en HR is vaak laat of onvolledig. Daarom beslist u per veld welke bron leidend is, en zegt RapidValue het wanneer een systeem iets niet meldt.

Toegang verandert sneller dan geld. Een financieel team sluit de maand af. Toegang verandert elke dag, dus de afstemming moet ook elke dag lopen.

Een ontbrekende goedkeuring staat niet op een balans. Een fout getal in de boeken duikt vroeg of laat ergens op. Te veel toegang blijft meestal onzichtbaar tot iemand ze misbruikt. Daarom gaat elk verschil meteen naar een persoon met een naam, en wacht het niet op de volgende audit.